WEB会議こそホワイトボードを使うと効果的

テレワークやオンラインでのWEB会議に違和感がなくなってきて、今までと違った働き方やTipsが増えてきたと思います。

オンラインの会議は、会議室に集まって行う従来の会議と比べたときに、移動時間がないなどのメリットがある反面、相手の雰囲気がつかめないとか、ちゃんと伝わったか分からないという声を聞きます。(従来の会議でそれが出来ていたのか?と聞きたくなることもありますがw)

ホワイトボードは伝えるツール

従来の会議で、表示する資料や話し方などはもちろんかなり重要だけど、共通理解を得るためのツールとしてホワイトボードはやはり大きい存在だなと思います。

会議でホワイトボードを上手に使うには、以下のようなところを大事にしたらいいと思っています。

  • テーマや目的、会議のゴールを書く
  • 出てきたポイントを書く
  • 図解して理解できるように伝える
  • 色を使い分ける
  • 表とかグラフをすごくざっくりその場で描く

とにかく、ホワイトボードの価値は共通理解を生むツールであり、使いこなしたときのコスパがとても高いツールと思っています。

オンラインでも威力を発揮する

WEB会議をしていると、誰かが画面共有してくれた資料と、参加者の声が中心になり、その場で発生した議論を集めていく場所がないことが多いです。各自は手元のノートやメモに書いているかもしれないですが、それはその人専用のため見えません。

だからこそ、ホワイトボードのサービスやソフトを使うととても効果が見込めます。

私は、Microsoft365どっぷりの環境で仕事しているため、連携が楽な Microsoft の Whiteboard というアプリを多用しています。

Whiteboardを起動して、それをTeams会議で画面共有しているのが上記の画面です。アプリの画面を共有しているため、手元で描いたことがそのまま参加者に見えます。画面共有なので、ZoomであってもWebExでも問題ないです。

Microsoft Whiteboardは、多くの機能があります。手書きだけだと綺麗に書けないという課題を解決できる情報のインプット方法が多く用意されています。

ただ、これだけだと、まだ従来の会議室のホワイトボードの利用に辿り着いていないです。

同時に編集できるか?

ブレストを想像したら分かりますが、ホワイトボードの良さは誰かが描いてくれるのを見ているだけではなく、複数人が同時に描けることが大事です。

オンラインでもこれも出来た方がいい。
Microsoft Whiteboardではメンバを招待することで出来ます。

招待することで、リアルタイムで複数人が1つのホワイトボードを同時編集できる。これでかなりコミュニケーションレベルがあがります。

ちなみに、WhiteboardはWEBベースでも使えるけれど、デスクトップアプリをインストールしておいた方がいいです。反応速度が明らかに高くなります。タブレット等への手書きでとても大事なことに、反応速度があります。描いた瞬間に描画されるかどうかは最も大事なことになります。ツールを選ぶ際に、絶対に考えた方が良い点。

WEB会議での最適なホワイトボードの使い方

WEB会議でホワイトボードを共有して使う方法は3つ。1つ目から始めると良いと思うが、3つ目までやることで大きな効果が期待できます。ここまで是非やってほしいと思います。

ところで、しっかりそのホワイトボードの効果を出すのであれば、すらすらきれいに描けることが大事。そうなったときに外せないのは、ペンです。

Surfaceを使っているなら、Surface Pen。iPadを使っているなら、Apple Pencilこれだけは必ず用意すべきです。ペンを使わずに、ホワイボードツールの評価はしてはいけません。

Surface Penは最新モデルじゃなくて、前のモデルでも全然効果あります。是非準備して使ってほしいと思います。

Surface Penについては、純正が高額ということもあるため、3rdパーティ製品についても紹介してますので、是非合わせて検討ください。

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Microsoft Whiteboard以外のホワイトボードツール2選

職場のシステム環境が、Microsoft365中心なのであれば、Microsoft Whiteboardが最適ですが、それ以外のシステム利用を中心としている環境であれば、その他のホワイトボードにも使いやすいものが多くあります。Microsoft Whiteboardは無料で使えるため、まずはこのジャンルにチャレンジするには良いが、もっとを求めたくなったら他のを試して比較するのもありだと思います。

miro
An Online Whiteboard & Visual Collaboration Platform for Teamwork | Miro
Scalable, secure, cross-device and enterprise-ready team collaboration whiteboard for distributed teams. Join 20M+ users from around the world.

世界で5百万ユーザのホワイトボードツール。使いやすさ、見た目、機能性、いろんな点から見ても、miroはこの分野のトップツールではないかと思います。

Limnu
Limnu - The online whiteboard you've been looking for.
Limnu is the online whiteboard you’ve been looking for. Sketch, share, and collaborate with your team like never before.

こちらも世界中で多く使われている人気のホワイトボードツール。英語のみの画面設計だけど、なにも難しくないし、少し触ればすぐに慣れます。


オンラインサービスのユーザ数は、あまり当てにしない方がいいケースもあるが、シンプルに考えた場合、多くのユーザがいる=評価されている=使いやすい、と考えることが出来る。これは間違いない。

いろいろ試してベストを見つけると良い思います。試せるのだから、いくつでも試したほうがいいです。しつこいですが、大事なのはペンを用意しておくこと!これは絶対お願いします!

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